O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou seu recolhimento para a guarda permanente é denominado gestão de documentos.

O arquivo corrente é formado por documentos que estão em trâmite, mas que não são consultados frequentemente porque aguardam sua destinação final.

Mapas, perfis, desenhos técnicos e plantas fazem parte do gênero documental cartográfico.

Ofício, memorando e aviso são exemplos de tipologias documentais.

Um documento arquivístico é confiável quando ele mantém relações com os demais documentos do órgão que refletem suas funções e atividades.

O arquivo de um órgão é o conjunto de documentos recebidos ou expedidos por esse órgão no exercício de suas atividades. Esse conjunto de documentos pode ser formado por qualquer espécie documental.

O microfilme de substituição é aquele que serve à preservação das informações contidas em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço.

Os documentos de arquivo devem ser guardados na posição vertical, em estantes, e em ambientes bem ventilados.

A fase da gestão de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização de documentos.

Os documentos, após cumprirem o prazo determinado para sua permanência no arquivo corrente, são recolhidos ao arquivo especializado.