A organização de unidades e sistemas de informação, uma vez estabelecida, é imutável e duradoura, pois implica a sistematização e a padronização de atividades, métodos e ferramentas indispensáveis à manutenção do sistema.

O documento Sistemas Locais de Saúde (SILOS), publicado em 1993 pela Escola Nacional de Saúde Pública da Fundação Oswaldo Cruz, é uma base de dados que inclui livros, artigos de periódicos, relatórios e outros materiais brasileiros sobre o assunto.

O serviço de informação à comunidade orienta-se particularmente para as necessidades e problemas vinculados a lugar, emprego, direitos e questões de variada natureza, relacionados àqueles indivíduos e grupos que, por diversos fatores, não têm acesso a outras fontes de informação e assistência que contribuam para a satisfação dessas necessidades e para a solução de problemas a elas associados.

No processo de referência, o bibliotecário deve, por meio de entrevista com o consulente, identificar as solicitações que exigem negociação.

A expressão serviço de referência aplica-se à assistência efetivamente prestada ao usuário que necessita de informação. A expressão processo de referência, por sua vez, passou a ser empregada como a atividade em que se executa o serviço de referência e que envolve o consulente.

As técnicas atualmente empregadas para responder às questões de referência são diferentes nos diversos tipos de bibliotecas, assim como os processos de atendimento às necessidades específicas de informação dos usuários.

Uma das funções do bibliotecário de referência é compreender as estruturas dos conhecimentos registrados, quando elas existem, e auxiliar no processo de estruturação desses conhecimentos quando as estruturas não existem.

Quando se suspeita de que a informação de que se precisa foi publicada em algum lugar e não há acesso local direto à fonte, deve-se examinar prioritariamente a possibilidade de acesso a um serviço de buscas em linha.

Os diversos agentes atuantes no fornecimento de documentos aos usuários incluem redes e consórcios de bibliotecas, fornecimento de documentos em CD-ROM, serviços comerciais de fornecimento de documentos, fornecedores de materiais para bibliotecas, agências de assinaturas de publicações seriadas e fornecedores e distribuidores de periódicos eletrônicos.

Nos serviços de recuperação da informação, a notificação corrente impressa, tanto no contexto da disseminação seletiva da informação quanto no de boletins, está se tornando cada vez mais importante, pois a pesquisa realizada na Internet não é tão direta e específica quanto aquela feita por meio impresso.