É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Em relação ao assunto, avalie se as afirmativas a seguir são falsas (F) ou verdadeiras (V):

- Arquivos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

- Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

- Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

As afirmativas são respectivamente:

Software muito conhecido por ser de fácil uso e apresentar muitos recursos. Envia e recebe e-mails, gerencia contatos, oferece calendário completo (compromissos diários, semanais e mensais), gerencia tarefas e oferece campo de anotações. Por meio desse software é possível agendar reuniões, fazer followup, montar fichário, cadastrar dados, entre outras facilidades. Estamos falando do:

Recomenda-se que sejam anotados na agenda de trabalho os seguintes itens, EXCETO:

Em relação à gestão da agenda, avalie se as afirmativas a seguir são falsas (F) ou verdadeiras (V):

- Uma agenda organizada e inteligente é importante instrumento de gerenciamento do tempo e do cumprimento de compromissos e controle de prazos.

- A agenda ajuda a marcar, organizar e controlar compromissos, reuniões e pagamentos.

- A agenda diária deve ser consultada sempre no primeiro horário do dia e também nos momentos finais do dia, para verificar se não há pendências para o dia seguinte e para se fazer uma avaliação final do cumprimento das tarefas do dia.

As afirmativas são respectivamente:

Avalie se a redação oficial deve ter as seguintes características:

I. pessoalidade

II. uso de linguagem popular

III. clareza

IV. verbosidade

V. uniformidade

Estão corretos apenas:

Algumas regras básicas de etiqueta na troca de mensagens via internet devem ser sempre seguidas, notadamente em correspondência institucional. Avalie se as recomendações a seguir estão corretas:

I. Enviar mensagens preferencialmente em HTML.

II. Usar muitos recursos diferentes de formatação (cores, tamanho da fonte, efeitos especiais) para tornar o texto mais atraente .

III. Usar a norma culta da língua portuguesa para se expressar.

IV. Só copiar texto qualquer outra fonte que possua conteúdo protegido por registro e que não permita cópias citando a fonte.

Assinale a alternativa correta:

O técnico em secretariado José Carlos Prado vai criar um e-mail institucional próprio. Se possível, entre os citados, o seguinte nome registrado deve ser o preferido:

Você recebe um e-mail que pede certa informação sobre determinado curso. A resposta objetiva que você deve dar é: “O curso é oferecido apenas em nível de graduação e tem quatro anos de duração recomendada, dividida em oito períodos semestrais”. A seguinte resposta é a mais adequada nesse caso:

No atendimento telefônico, ao contrário do presencial, não temos como visualizar o interlocutor e, portanto, não temos como conhecê-lo e saber seu estado de espírito a partir de suas vestes, de sua postura, de sua fisionomia. Ao telefone, a comunicação será necessariamente menos pessoal. A próxima questão se referem a uma situação em que você vai realizar o atendimento telefônico de um profissional de outra organização.

Em certos casos, no atendimento telefônico, você terá de anotar um recado. Nesse caso, você deve identificar corretamente o destinatário do recado e a pessoa que está deixando o recado, identificar a que empresa/organização ele pertence e o conteúdo do recado. Pode ocorrer que, por exemplo, o sobrenome do interlocutor ser Munch, e, portanto, difícil de entender. Você então pede para ele soletrar. Usando o código padrão internacional para soletração ele dirá (na pronúncia correta):

No atendimento telefônico, ao contrário do presencial, não temos como visualizar o interlocutor e, portanto, não temos como conhecê-lo e saber seu estado de espírito a partir de suas vestes, de sua postura, de sua fisionomia. Ao telefone, a comunicação será necessariamente menos pessoal. A próxima questão se referem a uma situação em que você vai realizar o atendimento telefônico de um profissional de outra organização.

Você percebe que é um caso em que terá de transferir a ligação para outro setor. Nessas condições, avalie se as seguintes recomendações são falsas (F) ou verdadeiras (V):

- Antes de tomas as providências iniciais diga “um minutinho”.

- Anuncie à pessoa que atende sua ligação no outro setor quem está ligando e, se possível, qual o assunto.

- Avise ao interlocutor com quem ele vai falar noutro setor.

- Feita a “ponte”, verifique se a ligação foi corretamente transferida e discretamente saia da ligação.

As recomendações são respectivamente: