Diante da necessidade de preservação da segurança do Estado, da honra e da imagem das pessoas, nem todos os documentos podem ser acessados pelos cidadãos. Para regulamentar as questões relacionadas ao sigilo de algumas categorias de documentos, foram promulgados decretos que distinguem os documentos sigilosos dos ostensivos.

A luz do Sol causa danos aos documentos, diferentemente da luz artificial, que, de modo geral, não aquece o documento.

O controle da estabilidade de temperatura e umidade é importante para a preservação dos documentos. Variações grandes ou rápidas desses parâmetros favorecem a deterioração dos suportes.

Considerando o estado de conservação, a preservação dos documentos e o acesso a eles, a migração de suportes pode ser uma medida a ser adotada nos arquivos.

A classificação é a ação intelectual de elaboração de esquemas para o agrupamento de documentos; a ordenação é a forma de disposição dos documentos dentro desses esquemas; e o arquivamento é a ação física de armazenar e acondicionar os documentos conforme as atividades anteriores.

As funções arquivísticas prescindem de instrumentos para a sua realização. Enquanto o plano de classificação está associado à classificação, a tabela de temporalidade relaciona-se à avaliação. Esses instrumentos são independentes e, portanto, não se complementam.

A ordenação de documentos pode ser feita mediante critérios simples e combinados, como: alfabéticos, cronológicos, toponímicos, temáticos e numérico-cronológicos.

Inserir os documentos em pastas e colocá-los em estantes de aço são atividades de armazenamento e acondicionamento, respectivamente.

Na anexação, prevalece o número do processo mais recente; na apensação, os números dos dois processos são conservados como referência para recuperação dos documentos.

O dossiê e o processo podem ser considerados unidades de arquivamento. Ambos reúnem documentos relacionados entre si por assunto, que deve ser o único critério para a classificação desses documentos.