Os arquivos podem estabelecer rotinas em suas atividades com cuidados que minimizem a ação dos agentes externos de deterioração dos documentos. Dessa forma, pode-se destacar como práticas que diminuem a ação de agentes físicos sobre o papel:

O arquivo de uma instituição de saúde recebeu o prontuário de três novos pacientes para serem arquivados, são eles: Mariza Souza Pereira, Tiago Tavares Pereira, Dolores da Silva Pereira. O método de arquivamento utilizado pelo arquivo é o alfabético, sendo assim a ordem correta de arquivamento é a seguinte:

A Lei nº 8.159/91 define arquivos públicos como os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. luz dessa lei, os documentos públicos são identificados como:

A imagem abaixo é de uma mapoteca, um móvel utilizado para a guarda de mapas e outros documentos de dimensões semelhantes, como plantas e desenhos. Esse móvel permite que os documentos sejam armazenados uns sobre os outros, propiciando seu melhor acondicionamento.
O tipo de arquivamento a que esses documentos são submetidos é o:

Historicamente, arquivos, bibliotecas e museus têm a função de guarda de documentos. Embora possuam a função comum de guarda, essas instituições têm objetivos diferentes, sendo o objetivo dos arquivos:

O método numérico de arquivamento que consiste na atribuição de um número a cada pessoa, seja ela física ou jurídica, em que a organização das fichas ou pastas obedecem a ordem de entrada, sem qualquer preocupação com ordenação alfabética, chama-se:

A técnica de conservação que tem por objetivo proteger o documento, a partir da armazenagem segura em embalagens adequadas destinadas para esse fim, denomina-se:

Em instituições de grande porte que arquivam seus documentos por número, como hospitais e bancos, é necessária a utilização de métodos que minimizem os erros no arquivamento e permitam a rápida localização do arquivo desejado. Nesses casos, o método numérico recomendado é o:

Arquivos podem deter sob sua guarda documentos que, pela natureza de seu conteúdo, demandam medidas especiais de proteção quanto a sua guarda e acesso ao público. Documentos desse tipo são classificados como:

De acordo com o método de arquivamento alfabético, o prontuário do paciente Antenor Pereira Dias deve ser arquivado da seguinte maneira: