A informação orgânica é produzida internamente à organização e se relaciona diretamente às suas atividades, enquanto a informação externa pode ser incorporada conforme sua relevância para os processos organizacionais.

A informação não orgânica constitui a base das decisões organizacionais, pois apresenta maior grau de confiabilidade em relação à informação produzida internamente.

A distinção entre informação orgânica e não orgânica não interfere na gestão documental, uma vez que ambas possuem o mesmo valor operacional.

A informação orgânica caracteriza-se por sua origem externa, sendo utilizada para complementar as atividades internas da organização.

A informação não orgânica é necessariamente descartada nos processos arquivísticos, por não possuir vínculo direto com a missão institucional.