Roberta é secretária acadêmica em uma escola de ensino médio que está passando por uma auditoria interna para avaliar a eficácia de suas práticas de documentação, expedição e arquivamento. Ela está especialmente focada em aprimorar o sistema para garantir conformidade, eficiência e acessibilidade. A escola lida com uma grande quantidade de documentos tanto de alunos quanto de professores, o que exige uma abordagem meticulosa para manter tudo organizado e facilmente acessível. Qual das seguintes práticas Roberta deveria priorizar para melhorar significativamente a organização e o funcionamento da secretaria da escola no que diz respeito à documentação?