O vocativo é uma invocação ao destinatário. Nas comunicações oficiais, o vocativo será sempre seguido de vírgula.

A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial. Conciso é o texto que consegue transmitir o máximo de informações com o mínimo de palavras.

Em comunicações oficiais, é essencial o uso de Digníssimo (DD) e de Ilustríssimo (Ilmo.), sendo estes, o pronome de tratamento adequado para ser utilizado na comunicação com Agentes Públicos Federais.

A redação oficial é elaborada sempre em nome do serviço público e sempre em atendimento ao interesse geral dos cidadãos. Sendo assim, os assuntos objetos dos expedientes oficiais não devem ser tratados de outra forma que não a estritamente impessoal.