Quando não for um ofício de encaminhamento de documentos ou outro fim, deve apresentar em sua estrutura, introdução, desenvolvimento e conclusão.

Por ser um meio de comunicação interna, o ofício deve usar linguagem formal, mas formas de tratamento informais.

A assinatura do ofício deve conter o nome do signatário e o designativo do cargo ou função que exerce, grafados com letras minúsculas.

São partes de um ofício o índice e número, local e data na mesma altura do índice e número, o vocativo e, por último o fecho e assinatura.

A colocação de Assunto ou Ementa no início do ofício só é justificável quando ele é extenso.