Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Logo, podemos dividir os arquivos segundo alguns critérios:

I. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa.

II. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição ea natureza das informações nele contidas. Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma.

III. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas); textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnéticos/informáticos (disquetes, CD-ROM).

IV. Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salarial.

Estão corretos: