A digitalização consiste em um processo de conversão dos documentos arquivísticos em formato digital, que consiste em unidades de dados binários, denominadas de bits.

A digitalização contribui para o amplo acesso e disseminação dos documentos arquivísticos por meio da Tecnologia da Informação e Comunicação.

A fim de se gerar um representante digital fiel ao documento original, deve-se identificar o menor caractere (linha, traço, ponto, mancha de impressão) a ser digitalizado para a determinação da resolução óptica que garantirá sua legibilidade na versão digital.

Recomenda-se a digitalização das capas, contracapas e envoltórios, porém, as páginas sem impressão, devem ser dispensadas, uma vez que não possuem informações relevantes.

Recomenda-se a digitalização de conjuntos documentais integrais, como fundos/coleções ou séries.