No cabeçalho deve constar o brasão de Armas da República no topo da página, devendo obrigatoriamente ser aplicado em cores, sendo aconselhável o uso de marca da instituição na correspondência oficial.

Para autoridades de hierarquia superior à do remetente, exceto o Presidente da República, deve-se utilizar o fecho ‘Atenciosamente’.

A numeração das páginas é obrigatória apenas a partir da primeira página da comunicação. Ela deve ser alinhada à direita do texto.

Deve-se utilizar no texto do documento oficial a fonte Calibri ou Carlito e ter o alinhamento justificado.