O documento arquivístico se caracteriza por manter um conjunto de com os demais documentos do órgão ou entidade, de modo a refletir suas funções e atividades.

Um documento arquivístico confiável tem de sustentar os que assegurando a veracidade do seu conteúdo. Logo, todos os documentos confiáveis o mesmo grau de confiabilidade. Nenhum documento arquivístico pode ser ou menos confiável, sempre são produzidos com o mesmo grau de completeza.

Um documento arquivístico pode ser localizado, recuperado, e interpretado. Ademais, o SIGAD deve ser de recuperar e apresentá-lo com a forma que tinha no momento de sua produção. Sem que ocorra perda de informação ou de funcionalidade.

O documento arquivístico é único no conjunto documental ao Podem existir cópias, mas cada cópia é única em seu contexto, pois o conjunto de com os outros documentos do grupo é sempre único. Portanto, o SIGAD identificar documento individualmente, bem como manter sua organicidade.

Um documento autêntico se da forma como foi produzido. Assim, um documento transmitido e preservado ou qualquer outro tipo de corrupção é autêntico. Logo, o SIGAD deve garantir proteção contra acréscimo, supressão, alteração, uso e ocultação indevidos.