Essas fases são definidas por Jean- Jacques Valette (1973) como as três idades dos arquivos corrente, intermediária e temporária.

O termo arquivo morto é aceito pela teoria arquivística, embora não seja utilizado na prática pelas instituições, por se tratar de termo pejorativo que, de certa forma, desvaloriza o documento.

Os arquivos de terceira idade ou permanente são constituídos de documentos que perderam todo o valor de nature a administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental, pois constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitiva.

Os arquivos intermediários são aqueles que guardam os documentos mais recentes e, frequentemente consultados. Por isso, tais documentos devem estar localizados nos próprios setores em que foram produzidos, recebidos, ou próximos a estes.