Arquivamento consiste na atividade que corresponde ao estudo das instâncias de decisão, padronização e controle do fluxo documental na instituição de origem.

Destinação é o elemento de identificação das unidades de arquivamento, constituído por números, letras ou combinação de números e letras, que permite a localização do documento.

Inspeção é a atividade que recupera o contexto de produção dos documentos, isto é, a função e a atividade que determinaram a sua produção e identificam os tipos/séries documentais.

Registro é a reprodução dos dados do documento, feita em sistema próprio, destinado a controlar a movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados.

Movimentação é o processo intelectual de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao formato que se tem em vista produzir.