Conforme Grogan (1995), as linguagens de acesso ou linguagens de indexação consistem nos termos designativos de assuntos que se encontram na catalogação e indexação das peças individuais que compõem o acervo: cabeçalhos de assuntos, palavras-chave, descritores, entradas de índices, etc. A questão dos consulentes será expressa naturalmente em linguagem natural, o que demanda do bibliotecário de referência a tradução da questão para a terminologia aceitável pelo sistema. Essa ação do bibliotecário de referência diz respeito à: