O gênero discursivo e-mail institucional segue as mesmas regras do e-mail particular, ou seja, pode ser utilizada uma linguagem descontraída, inclusive, ícones gráficos, como é o caso de pictogramas, são muito bem-vindos e há dispensa de um elemento de fecho.

Ao profissional do secretariado executivo, cabe o domínio da escrita polida, que deve ser utilizada na redação de e-mails institucionais, os quais apresentam em sua temática assuntos de ordem informal, por se tratarem de instituições organizacionais.

O Secretário(a) Executivo(a) deve tomar o cuidado de observar os elementos estruturais: o que (o objeto do texto, da comunicação), para quem (quem receberá a mensagem), para que (objetivo da comunicação), quando (especificar a data do acontecimento, da assembleia, etc.).

O e-mail institucional deve conter, no mínimo, uma linguagem vilipendiosa por parte do profissional do secretariado executivo, o qual lida com um público diversificado e precisa manter um padrão de conversa coerente aos elementos comunicativos.

O Secretário(a) Executivo(a), sendo o redator responsável pela mediação da comunicação entre a instituição e seus stakeholders, precisa conhecer a estrutura composicional do gênero e-mail: o local e data por extenso, corpo do texto (mensagem) e timbre institucional.