A avaliação de documentos define que o supérfluo seja eliminado dentro de determinados prazos para a redução da massa documental.

A proveniência, a função e a natureza das séries documentais são fundamentais para definir o direito à perenidade de conservação dos documentos.

A transferência de grandes massas documentais produzidas pela máquina administrativa aos arquivos públicos é um desafio essencial no Brasil.

Para avaliar a documentação inativa, deve-se considerar apenas a dualidade memória/história ou valor memorial/valor histórico.

Quando os documentos inativos chegam aos arquivos públicos sem que tenham sido submetidos a qualquer critério de avaliação, o estudo dos valores dos documentos de terceira idade pode ajudar.