atribuição de valor de menor importância, ou importância secundária, de documentos que devem ser custodiados de forma permanente apenas por força de lei.

atribuição de classificação temporal, sendo pertinente a documentos que estão a menos tempos na espera por serem deslocados ao arquivo permanente.

obrigatoriedade da utilização dos documentos para fiel cumprimento dos fins a que foram criados e objetivados. Essa obrigação decorre de força de instrumento normativo legal, seja de aplicação das organizações públicas ou privadas.

possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados. O documento passa a ser considerado fonte de pesquisa e de informação para terceiros e para a própria administração.

facultatividade de uso dos documentos como fonte secundária de informação, ou seja, como informação complementar às informações principais.