Em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder, utiliza-se a expressão Excelentíssimo Senhor ou Excelentíssima Senhora e o cargo respectivo, seguidos de vírgula.

Em comunicações dirigidas a autoridades que não sejam Chefes de Poder, mesmo aquelas tratadas por Vossa Excelência, receberão o vocativo Senhor ou Senhora seguido do cargo respectivo.

Na hipótese de comunicação com particular, pode-se utilizar o vocativo Senhor ou Senhora e a forma utilizada pela instituição para referir-se ao interlocutor: beneficiário, usuário, contribuinte, eleitor, etc.

Quando o destinatário for um particular, pode-se utilizar Senhor ou Senhora seguido do nome do particular ou pode-se utilizar o vocativo “Prezado Senhor” ou “Prezada Senhora”.

Em comunicações emitidas por autoridade e dirigidas a autoridades de mesmo nível hierárquico deve-se fazer o uso dos vocativos Digníssimo (DD) ou Ilustríssimo (Ilmo.).