A complexidade e responsabilidade do trabalho de avaliar exige a constituição de equipes, que poderão ser denominadas grupos ou comissões de avaliação, constituídas por arquivistas e técnicos de arquivo.

A avaliação de documentos de arquivo é uma etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos, tanto nas instituições públicas quanto nas empresas privadas.

Entre os principais motivos para a avaliação de documentos, estão a redução do espaço físico, determinação dos valores e definição de prazos de permanência na instituição.

A Tabela de Temporalidade regula a destinação final dos documentos e determina prazos para sua transferência, recolhimento ou eliminação.