Os diversos tipos de documentos presentes na secretaria requerem que, para garantir um trabalho eficiente esses documentos sejam ordenados por ordem alfabética ou data, podendo também ser utilizado outro critério estabelecido pelos profissionais do setor.

É fundamental tornar a secretaria escolar um exemplo de organização para que, alcançada essa organização, seja possível deixar de lado esta questão e dedicar-se com afinco somente à qualidade do trabalho diário.

A organização necessária, para estruturar essa escola funcional de que trata a presente questão, exige a utilização de uma maior e mais complexa burocracia destinada às especificidades dos diversos tipos de serviços prestados.

O arquivamento dos documentos não deve considerar os prazos estipulados nas regulamentações. O exigido é que, antes de qualquer descarte, seja feita uma ata constando os dados principais dos documentos descartados.