para garantir a identificação, as fotografias devem ser codificadas ou numeradas uma a uma com números, códigos e assuntos diferentes, mesmo quando representam o mesmo evento fotografado de ângulos diferentes.

os álbuns de fotografias que apresentam formatos e dimensões não padronizadas devem ser arquivados em posição vertical em conjunto com as demais fotografias do acervo.

os negativos, devido às peculiaridades de seu suporte, devem ser acondicionados em tiras, em envelopes de pH ácido e receber código de assunto ou número de registro diferente das fotografias correspondentes.

para evitar a deterioração pela umidade e acidez, as fotografias devem ser acondicionadas em envelopes confeccionados em papel de pH neutro e podem ser guardadas em pastas suspensas com suportes de plástico.

os procedimentos para documentos audiovisuais e fonográficos são os mesmos aplicados aos documentos iconográficos em relação ao método de arquivamento e ao acondicionamento em temperatura ambiente.