O ofício tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, também, com particulares.

Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente: nome do órgão ou setor; endereço postal; telefone e endereço de correio eletrônico.

O memorando, de acordo com o que pretende expor, apresenta duas formas básicas de estrutura: uma para aquela que tenha caráter exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo.

O memorando pode ter caráter meramente administrativo ou ser empregado para expor projetos, ideias, diretrizes que serão adotados por determinado setor do serviço público. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação.

Quanto à sua forma, o memorando (forma de comunicação eminentemente interna) segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplo: Ao Sr. Chefe do Departamento de Fiscalização. No caso do ofício há o acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula. Exemplo: Senhor Ministro.