O nome da signatária deve ser grafado em negrito, apenas com as iniciais maiúsculas.

O assunto deve conter, no máximo, três palavras para identificação rápida do conteúdo.

O local e a data do documento devem ser inseridos no cabeçalho, antes da identificação do expediente.

O texto do documento deve ter espaçamento simples, alinhamento justificado e recuo de 2,5 cm da margem esquerda.

O endereçamento é dispensável no caso de ofícios enviados para órgãos de um mesmo ente federativo.