A guia de transferência deve ser assinada apenas pelo diretor da instituição, uma vez que este é o principal responsável pela veracidade das informações escolares do aluno.

No verso do documento, devem constar apenas o nome da unidade escolar e o ano vigente, sendo opcional a inclusão de cidade, Estado e carga horária cumprida.

Os dados do cabeçalho da guia de transferência incluem informações sobre a carga horária e o resultado final do aluno, sendo dispensável indicar o nome da unidade escolar.

A guia de transferência deve registrar a organização da vida escolar do aluno, incluindo carga horária, resultado alcançado, nome da instituição, cidade, Estado, ano vigente, além do local e data de expedição do documento.

A situação escolar do aluno no ano letivo em curso só pode ser informada após a conclusão do ano letivo.