manter as marcas resultantes da atividade pública ou privada que gerou o registro documental.

representar, a partir da análise dos conceitos dominantes no documento ou no conjunto documental, aqueles que declararão os assuntos dos registros, considerando seus potenciais de uso para sua comunidade.

permitir a compreensão do universo documental do produtor por evidenciar os vínculos arquivísticos entre os documentos.

registrar as manipulações que o documento de arquivo foi sofrendo ao longo de sua existência.

permitir o acesso ao documento de arquivo, tem como registrar e auxiliar a compreensão das formas que foram se formando ao longo de sua existência.