O processo de organização de coleções para disponibilização consiste no processamento técnico das coleções: a análise temática (classificação, indexação etc.) e a análise descritiva (catalogação), de cada unidade documental adquirida, de modo a facilitar o seu acesso, localização, utilização e futuro intercâmbio. O processamento técnico é função da maior importância, pois do seu bom desempenho vai depender a recuperação das informações e das próprias fontes. É ela que indica e até amplia a busca do leitor, se utiliza terminologia adequada e cruzamentos oportunos. Inúmeras tomadas de decisões são exigidas por esta função, que inclui o cumprimento de outros tantos requisitos.

Algumas das prováveis decisões na função de processamento técnico são, exceto.