A precisão torna-se dispensável quando a correspondência tramitar em qualquer nível entre setores técnicos de um mesmo órgão, pois o jargão especializado otimiza a comunicação interna.

A formalidade plena é exigida apenas em correspondências externas, sendo atenuada nos documentos endereçados a autoridades superiores.

O emprego de tratamento hierárquico superior pode ser substituído por pronomes pessoais do caso reto em comunicações internas rotineiras.

A concisão justifica a supressão de conectivos essenciais à clareza sempre que o destinatário conhecer o assunto tratado.

A impessoalidade, a clareza e o padrão culto são incondicionais, mantendo-se o rigor formal mesmo em comunicações internas entre servidores do mesmo setor.