A teoria das três idades divide os arquivos em: arquivo de primeira idade ou corrente; arquivo de segunda idade ou intermediário e arquivo de terceira idade ou permanente.

Arquivo de Primeira Idade ou Corrente é constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou em repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.

Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário é constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.

Arquivo de Terceira Idade ou Permanente é constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e a sua evolução. Estes são os arquivos históricos propriamente ditos, pois é nessa fase que os documentos são arquivados de forma definitiva.

Para os arquivos de Segunda Idade ou Intermediário, tem-se a necessidade de serem conservados próximos aos escritórios, pois são frequentemente consultados.