Paulo é o secretário acadêmico de uma universidade pública que está revisando o sistema de gerenciamento de documentos para otimizar o acesso e a segurança das informações dos alunos, tanto ativos quanto egressos. O novo sistema deve atender às exigências legais de privacidade e acessibilidade, ao mesmo tempo em que facilita o processo de auditoria e acompanhamento acadêmico. Qual característica do sistema de gerenciamento de documentos é mais crucial para melhorar a eficiência e conformidade nas práticas de registro e arquivamento de documentos de alunos ativos e egressos na universidade de Paulo?