Para ser funcional um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores.

As características essenciais dos arquivos relacionam-se, pois, com as razões pelas quais os documentos vieram a existir.

Os documentos de arquivos são gerados, recebidos e acumulados, devido às funções naturais de uma entidade coletiva ou corporativa, pessoa ou família, podendo estar registrados em diversos suportes informacionais.

A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história, sendo que a função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua guarda.

O setor de arquivo não auxilia a empresa nos seus processos de tomada de decisão, além de ser pouco importante para provar fatos organizacionais.