A atuação de instituições de ensino sem os devidos documentos expedidos pelo órgão normativo do Sistema, como o cadastro e ato de credenciamento e autorização de funcionamento, é irregular.

Para credenciar e autorizar o funcionamento de uma escola no SME de Caxias do Sul, os alvarás emitidos pelo Corpo de Bombeiros e pela Secretaria Municipal de Urbanismo são facultativos durante o processo.

Para dar maior agilidade ao processo de credenciamento e autorização de funcionamento de escolas públicas novas deve-se observar o cumprimento de toda a legislação vigente, a qual prevê planejamento prévio e execução das políticas para o atendimento das demandas.

As irregularidades, verificadas por meio da análise dos documentos pessoais e escolares, devem ser sanadas pela escola que detiver a matrícula da criança/estudante e com a orientação da mantenedora.

Criança/estudante proveniente por transferência de escola não autorizada, matrícula com idade inferior à permitida na legislação, constatação tardia de matricula em ano inadequado são exemplos de irregularidades.