Em determinado conselho profissional, o setor de fiscalização tem enfrentado dificuldades na comunicação com os associados em relação aos prazos para pagamento de anuidades, multas etc. Muitos associados alegam não ter sido notificados adequadamente e, como consequência, estão incorrendo em atrasos nos pagamentos. Tal setor, reconhecendo a importância de melhorar a comunicação e torná-la mais clara e efetiva com os associados, decidiu empregar um procedimento para contornar a situação. Considerando a situação hipotética, o procedimento cabível a ser adotado pelo setor de fiscalização é: