é um instrumento de pesquisa baseado na avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada gênero documental.

consolida os resultados da avaliação de documentos, autoriza a eliminação de documentos sem valor administrativo e garante a preservação de documentos com valor informativo e probatório.

sua oficialização e efetiva aplicação permite ao órgão preservar os documentos de valor administrativo e de guarda permanente, evitando eliminação de todo tipo de documento.

quando se tratar de documentos públicos ou considerados de interesse público, a tabela fica liberada legalmente de encaminhamento para aprovação da instituição arquivística pública em sua esfera de competência.

por ser um instrumento de gestão, não deve ser atualizada periodicamente porque os documentos permanecem os mesmos para atender a legislação, assim como os prazos de guarda.