A estrutura de um documento administrativo deve incluir apenas a identificação do tipo do documento e a assinatura, enquanto o método de arquivamento alfabético é adequado apenas para documentos públicos e não é aplicável a documentos internos.

O arquivo de documentos administrativos deve ser feito de forma exclusivamente numérica, uma vez que a organização alfabética não é eficiente para o controle de documentos administrativos em grande volume.

A estrutura do documento administrativo não precisa incluir a identificação do destinatário ou a assinatura, uma vez que essas informações não são essenciais para garantir a validade do documento, e o arquivamento ideográfico é o mais comum entre todas as organizações.

A estrutura de um documento administrativo deve conter a identificação do tipo do documento, local e data, assunto, destinatário, texto, encerramento, assinatura e identificação do signatário. Além disso, os métodos de arquivamento podem incluir alfabético, numérico, geográfico e ideográfico, dependendo da natureza e da finalidade dos documentos.