retenção, isto é, seqüência de diligências e ações prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa, até seu julgamento ou solução.

segurança, isto é, esquema preestabelecido para armazenamento, ordenação e classificação de documentos de valor primário.

vigência, isto é, qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos.

jurisdição, isto é, competência legalmente atribuída a determinados documentos relacionados com o patrimônio público.

prescrição, isto é, condição pela qual se renovam os dispositivos que asseguram aquisição ou perda de direitos contidos em documentos.