A Lei Federal n° 8.159, de 8/1/1991, define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente. Desta conceituação, pode-se considerar como fases básicas de gestão de documentos: