Distribuição: é por onde sai o documento;

Organização: o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo a ele um número codificado de acompanhamento.

Registro: é classificado em uma categoria de assunto para que possam ser achados. Neste momento pode-se até dar um código a ele.

Expedição: é a entrega para seus destinatários internos da empresa. Caso fosse para fora da empresa seria feita pela expedição.

Tramitação: é o caminho que o documento percorre desde sua entrada na empresa até chegar ao seu destinatário.