A grande necessidade de gerenciar mensagens eletrônicas nos mais diversos arquivos obrigou muitas instituições a mudar seus padrões internos de conduta. Hoje, a utilização de sistemas informatizados é unânime nas organizações, sejam grandes, médias ou pequenas. O sistema utilizado para elaborar, transmitir e receber mensagem eletrônica e outros documentos digitais por meio de redes de computadores é o