Segundo Duranti (2015), a diplomática define forma como sendo o conjunto das regras de representação utilizadas para enviar uma mensagem, sendo essa forma tanto física quanto intelectual.

São elementos extrínsecos ou externos dos documentos: o suporte, texto, linguagem, sinais especiais, selos e anotações.

Os elementos internos ou intrínsecos de um documento, segundo relata Duranti (2015), são considerados como componentes integrais de sua articulação intelectual.

De acordo com Duranti (2015), o único caminho a ser percorrido para se estabelecer a análise diplomática quando um documento não conhecido é do geral para o particular, ou do genérico para o específico.

Segundo Bellotto (2014), a tipologia documental é a configuração que a espécie documental apresenta, em acordo com as informações que foram produzidas em razão de uma determinada atividade.