a condição de suporte e formato do documento, manuscrito ou impresso, avulso ou encadernado, papel ou digital, ou objeto define sua inserção no arquivo, biblioteca, museu ou centro de documentação.

o museu é um órgão receptor de documentos que chegam a ele por passagem natural e obrigatória, sendo constituído por documentos seriados e, ao mesmo tempo, únicos.

o centro de documentação reúne, por compra, doação ou permuta, documentos únicos ou múltiplos de origens diversas, sob a forma de originais ou cópias e/ou referências sobre uma área específica.

o arquivo possui documentos originados de atividades culturais, literárias e da pesquisa científica, reunidos artificialmente em torno de seu conteúdo, sob a forma de coleções.

a biblioteca tem sua organização baseada na trajetória específica de cada entidade ou pessoa, exigindo conhecimento da relação entre os documentos e da estrutura e funções da entidade ou pessoa.