Uso do padrão culto de linguagem é imperativo, assegurando a informalidade e a polidez, ao assunto do qual cuida a comunicação.

A clareza do texto é elemento dispensável para possibilitar imediata compreensão pelo leitor.

Ausência de impressões individuais de quem comunica, embora se trate, por exemplo, de um expediente assinado por Chefe de determinada seção, pois é sempre em nome do Serviço Público que é feita a comunicação.