Os elementos que devem fazer parte do Termo são: indicação e especificação do objeto; critérios de aceitabilidade da proposta e valor exato da contratação e dotação orçamentária.

O “setor requisitante” deve planejar, depois do Termo, a contratação, pois o planejamento visa otimizar o dispêndio dos recursos públicos, garantindo a aquisição com qualidade, o aumento da competitividade e a redução dos gastos públicos.

Existem erros nos Termos de Referência que não contaminam a finalidade de seu objeto, tais como descrições imprecisas, desnecessárias, irrelevantes, excessivas do objeto, pois não são fato impeditivo da continuação do processo.

Consiste em um instrumento obrigatório para toda contratação (seja ela por meio de licitação, dispensa, inexigibilidade e adesão à ata de registro de preços), sendo elaborado a partir de estudos técnicos preliminares e devendo reunir os elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado para caracterizar o objeto.