As comunicações oficiais necessitam ser sempre formais. Não só ao apropriado emprego do pronome de tratamento, vai além disso, a formalidade diz respeito à polidez e à civilidade.

A redação oficial deve ser isenta da intervenção da individualidade. Deve ser impessoal.

O texto oficial requer o uso do padrão culto da língua.

Os pronomes de tratamento não apresentam peculiaridades. São genéricos e se referem à primeira pessoa gramatical.

A clareza deve ser a característica básica de todo e qualquer texto oficial. Claro é aquele texto que permite a imediata compreensão pelo leitor.