o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, ao uso e à avaliação de documentos se refere à definição de ciclo de vida dos documentos.

as sucessivas fases pelas quais passam os documentos desde produção até guarda permanente ou eliminação, representando a trajetória para cumprir uma finalidade, são denominadas processos de inventário.

o valor administrativo do documento se refere ao valor que apresenta para o funcionamento da instituição cumprindo determinada função ou atividade que se mantém indefinidamente após sua criação.

a fase do ciclo de vida em que os documentos se encontram em tramitação ou concluíram sua tramitação, mas, sendo ainda objeto de consultas frequentes, é denominada fase intermediária.

o valor secundário do documento se refere ao valor histórico e à possibilidade de uso para fins diferentes daquele para os quais foi criado, passando a ser considerado fonte de pesquisa e informação.