Para a elaboração da tabela de temporalidade não é necessário observar os princípios da teoria das três idades, que define parâmetros gerais para arquivamento e destinação dos documentos de arquivo.

O campo denominado destinação final registra informações complementares a justificativas necessárias à correta aplicação da tabela de temporalidade.

É composta pelos campos: assunto, prazos de guarda, destinação final e observações.

O prazo estabelecido para a fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento é frequentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais.

A fase corrente relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário, porém com menos frequência de uso, podendo ser transferido para depósito em outro local, embora à disposição desta.