Os filmes negativos devem ficar armazenados na empresa ou no cartório que tenha realizado a microfilmagem, e cópias de segurança devem ser arquivadas na entidade produtora dos documentos.

A microfilmagem, para fins de regulamentação, é definida como o processo de reprodução fiel de documentos e dados em filme por meios fotográficos ou eletrônicos.

A regulamentação da microfilmagem incide sobre os documentos públicos textuais produzidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da União, dos estados, do DF e dos municípios.

A legislação determina que o reconhecimento da firma da autoridade responsável por autenticar os documentos arquivados é indispensável para a veracidade da informação nas microformas geradas.

A microfilmagem é permitida apenas para documentos originais encaminhados para arquivamento; documentos que estejam em tramitação, portanto, não podem ser microfilmados.