Registros magnéticos devem ser armazenados em móveis especiais de madeira, pois o móveis de aço atraem campos magnéticos que podem causar a perda de dados.

O mobiliário do arquivo deve ser confeccionado e posicionado segundo as normas relativas à qualidade e resistência das peças e as normas de segurança do trabalho, além de proteger contra danos físicos ou químicos e permitir o acesso fácil e seguro.

Ao acondicionar documentos de grandes formatos, como plantas e cartazes, deve-se dobrá-los cuidadosamente, segundo as medidas da embalagem, com isso, se evita que partes dos documentos sejam danificadas.

Se for levar em conta o benefício aos documentos, deve-se utilizar caixas, envelopes e pastas comuns.