O Arquivo Nacional, por exemplo, exerce a função de arquivo permanente dos órgãos do Poder Executivo Federal, ou seja, ele recebe documentos de diversos órgãos e deve respeitar esse princípio. Documentos pertencentes ao Ministério da Justiça e à Anatel, por exemplo, quando recebidos, devem ser guardados nos seus respectivos arquivos. Nessa situação, cada arquivo é denominado de Fundo. Ou seja, um fundo de arquivo é o conjunto de documentos de uma mesma entidade. No caso do Arquivo Nacional, podemos afirmar que existem diversos fundos (Fundo Ministério da Saúde, Fundo Ministério da Fazenda, Fundo Anvisa e outros).
O texto acima refere-se ao seguinte princípio arquivístico: